Control Tactico

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Presentacin de PowerPoint

CONTROL TACTICOYeny Stefania BedoyaEl control tctico se refiere a los aspectos menos globales de la empresa.

El control es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo para asegurar que los objetivos empresariales y los planes establecidos para alcanzarlos se realicen.

La teora del control se basa en dos conceptos importantes:

a. Retroinformacin: Es la retroalimentacin, o el mecanismo que proporciona informaciones relativas al desempeo pasado o presente, capaces de influir en las actividades futuras o los objetivos futuros del sistema. En pocas palabras, puede referirse a los fines que se van a alcanzar, y a los medios que se estn utilizando.

b. Homeostasis: Es la tendencia que todos los organismos y organizaciones tienen a autorregularse, es decir, a retornar a un estado de equilibrio estable toda vez que se someten a alguna perturbacin a causa de algn estimulo externo.El ejecutivo necesita que el desempeo de la ejecucin corresponda a los planes. En este sentido, el ejecutivo, en el nivel intermedio, necesita desarrollar un proceso de control que implica las siguientes cuatro fases:

Establecimiento de patronesEvaluacin de resultados.Comparacin de los resultados con los patrones.Accin correctiva cuando se presentan desviaciones o variaciones.

Los patrones de control dependen directamente de los objetivos, especificaciones y resultados previstos, generados a partir del proceso de planeacin. Un patrn significa un nivel de realizacin o de desempeo que se toma como referencia.

La finalidad del control es asegurar que los resultados se ajusten a los planes establecidos. El control necesita detectar y localizar las fallas y las desviaciones respecto a los planes, para que pueda aplicarse la accin correctiva.ESTABLECIMIENTO DE PATRONESEl control tctico se basa en las informaciones obtenidas a travs del seguimiento de la ejecucin de los planes de accin o de la operacin de los programas previamente establecidos. Su objetivo es evaluar el desempeo o garantizar que los resultados estn dentro de los limites previstos por los patrones, a fin de asegurar el alcances de los objetivos trazados.

La descentralizacin administrativa influye en el control: a medida que aumenta la descentralizacin, debe ser mayor nfasis en los controles de la empresa. Cuando las decisiones son centralizadas, la administracin establece patrones para cada fase de trabajo.

La frecuencia de las evaluaciones tambin cambia con la descentralizacin. En la centralizacin, la administracin se preocupa por los detalles, y su mira es de corto plazo. A medida que se descentraliza, la administracin deja de lado los detalles y reportes diarios, para dirigir su atencin hacia los resultados globales y hacia amplitudes de tempo mas extensas.

EVALUACION DE RESULTADOSEFECTO DE LA DESCENTRALIZACION SOBRE EL CONTROLNaturaleza del controlGrado de descentralizacinTipo de patrnFrecuencia de la evaluacinCentralizacinPatrones detallados sobre cmo deber hacerse el trabajo, o sobre el resultado de cada persona.Evaluacin diaria, con resultados y horarios definidos.DescentralizacinResultados globales y signos indicadores de desviacin.Evaluacin mensual de los resultados principales; trimestral o anual de los resultados globales.COMPARACION DE LOS RESULTADOS CON LOS PATRONESLa comparacin de los resultados con los patrones preestablecidos constituye la tercera fase del proceso de control tctico. Generalmente, la comparacin es una actividad especializada de asesora (staff) por cuanto implica especializacin.

La comparacin proporciona la informacin en relacin con la cantidad, la calidad, el tiempo y el costo de las actividades de cada departamento, capaz de permitir su evaluacin respecto a los patrones preestablecidos. El proceso se basa en la medicin, la varianza y el principio de excepcin, que son tres elementos esenciales.Medicin: Se refiere a la informacin sobre el desempeo de un departamento, sobre la forma de evaluarlo de acuerdo con un criterio cuantitativo o cualitativo.

Varianza: Es el grado de desviacin o distanciamiento del desempeo actual en relacin con el patrn preestablecido.

Principio de excepcin: Como su nombre lo indica, deja de lado los hechos normales que no requieren accin correctiva, para apuntar solamente hacia lo excepcional , es decir, los sucesos que se apartan de la normalidad de los acontecimientos, para que el gerente pueda concentrarse en las excepciones, es decir, en las variaciones que requieren medidas correctivas

TECNICAS DE MEDICIONLa medicin puede clasificarse en tres niveles: Nivel institucional, Nivel Intermedio y Nivel operacional. En los tres niveles, las tcnicas de medicin son la observacin y las observaciones.

a. Observacin : La observacin personal permite una evaluacin que nunca es posible por medio de informes orales o escritos. Es realiza por los directores, gerentes y supervisores, esta observacin hace parte esencial de la administracin. Se pretende observar el nivel de actividad, el comportamiento de los empleados, sus reacciones, sugerencia, etc., son directamente observados y utilizados para formar una imagen mental acerca de cmo estn las cosas dentro de la empresa.b. Informes: Los informes son capaces de suministrar informaciones respecto de lo que ocurre en todas las reas, y de los problemas y sus causas. Existen varios tipos de informes de control: orales, escritos, o la combinacin de estos dos.

Las principales forma de informes son:Narrativos: Verbales descriptivos.Estadsticos: Se basan ampliamente en nmeros y smbolos, comparaciones cuantitativos, etc.Peridicos: Emitidos con regularidad y en tiempos programados, como diarios, semanales, semestrales o anuales.Informes de progreso: Que informan la marcha de un proyecto o asunto desde su comienzo hasta su cumplimiento o conclusin.

TIPOS DE CONTROL TACTICOExisten varios tipos de control tctico, es decir, de controles efectuados en el nivel intermedio de las empresas. Los tipos de control tctico mas importantes son: control presupuestal, presupuesto-programa y contabilidad de costos. CONTROL PRESUPUESTAL

El control presupuestal implica planeacin y control, en el caso del proceso administrativo. El presupuesto termina por transformarse en el principal instrumento del trabajo gerencial, y todo pasa a expresarse en trminos de valores monetarios: las previsiones de ventas, el presupuesto de salarios y prestaciones sociales, el presupuesto de publicidad, etc.Las principales ventajas del control presupuestal son:

Mejoramiento de la planeacin, volvindola mas objetiva y realista.Auxilio a la coordinacin por medio de intercambio de informaciones, y el equilibrio entre las diferentes actividades, al detectar posibles desequilibrios existentes.Control global, al establecer patrones para todas las actividades y divulgacin de informes de resultados reales capaces de indicar desviaciones y posibilitar las medidas correctivas.

PRESUPUESTO- PROGRAMA

El presupuesto-programa requiere la identificacin de las misiones y gastos relacionados con ellas, desde la justificacin de su necesidad, el proyecto y la produccin, hasta su entrega y utilizacin.

CONTABILIDAD DE COSTOS

Trata las informaciones sobre la acumulacin y el anlisis de costos, asentando los costos en algn tipo de unidad-base, como productos, servicios, subconjuntos, componentes, proyectos o departamentos. La contabilidad de costos utiliza las siguientes clasificaciones de costos:

Costos fijos: Son los costos permanentes y constantes que no dependen del volumen de produccin o del nivel de actividad de la empresa.Costos variables: Son los costos que estn directamente relacionados con el volumen de produccin o con un nivel de actividad de la empresa.

A partir de los costos fijos y variables, se calcula el punto de equilibrio (break-even point o punto de paridad). La grafica del punto de equilibrio muestra la relacin entre la renta total de ventas y los costos de produccin, desde cero hasta la plena capacidad de produccin de la fabrica. La lnea de ventas indica la renta total esperada en diferentes niveles de produccin, y la lnea de costos totales indica los gastos globales (costos fijos mas costos variables) para los mismo niveles de produccin. El punto de interseccin de las lneas de ventas y de costos se llama punto de equilibrio, es decir, el punto en que no hay perdida ni ganancia; en otras palabras, el punto en que la ganancia y la perdida son cero.

01El grafico del punto de equilibrio es una tcnica de planeacin y de control fcil y simple, ya que muestra como los diferentes niveles de ventas afectan las ganancias de la empresa: el punto en que los costos y las ventas se igualan, separando los niveles en que las operaciones de la empresa (o de un departamento) se vuelven deficitarias o lucrativas. El anlisis del punto de equilibrio muestra que:

Algunos costos son fijos y no dependen del volumen de la produccin o las ventas.Otros costos aumentan linealmente con el aumento de volumen de produccin o ventas.Si el precio de ventas es constante, el aumento del volumen de ventas tambin presente un crecimiento lineal.

CONTROL OPERACIONALEl control operacional, es el subsistema de control efectuado en el nivel de ejecucin de las operaciones. Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecucin de las tareas y las operaciones desempeadas por el personal no administrativo de la empresa.

EL CONTROL COMO PROCESO CIBERNETICO

El control administrativo es bsicamente un proceso ciberntico; adems, es el mismo proceso que se halla en los sistemas fsicos, biolgicos y sociales. Todos los sistemas cibernticos (dotados de homeostasis y de autorregulacin) se controlan a si mismos mediante un reingreso de informacin que revela errores o desviacio